Whistleblowing
WHISTLEBLOWING
PROCEDURA WHISTLEBLOWING GESTIONE DEL SISTEMA DI SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI
DEFINIZIONI
Ai fini della presente procedura, ove non diversamente specificato, i termini di seguito elencati hanno il significato per ciascuno di essi di seguito attribuito:
Canali di Segnalazione esterni: specifici canali dedicati alla trasmissione delle Segnalazioni esterne ai sensi dell'art. 7 co. 1 D.Lgs. 24/2023;
Canali di Segnalazione interni: specifici canali dedicati alla trasmissione delle Segnalazioni interne ai sensi dell'art. 4 co. 1 D.Lgs. 24/2023;
Contesto Lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti intrattenuti con la Società attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce Informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire Ritorsioni in caso di Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
Divulgazione Pubblica: rendere di pubblico dominio Informazioni sulle Violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (p. 4.4);
Facilitatore: una persona fisica che assiste un Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all'interno del medesimo Contesto Lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
GDPR: Regolamento (UE) 679/2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;
Gestore delle Segnalazioni: soggetto/i deputato/i alla ricezione e alla gestione delle Segnalazioni interne ai fini della presente procedura, nominato in conformità all'art. 4 co.2 del D.Lgs. 24/2023; la Società ha individuato il Chief Executive Officer (CEO) e il Responsabile dell'Ufficio Legale, quali Gestori delle Segnalazioni;
Informativa: informativa privacy resa ai sensi dell'art. 13 del GDPR agli interessati ossia alla Persona coinvolta e al Segnalante;
Informazioni sulle Violazioni: informazioni, scritte/orali, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nonché gli elementi indiziari di condotte volte ad occultare tali Violazioni;
Modello Organizzativo: Modello di Organizzazione e Gestione adottato dalla Società, così come previsto dall'articolo 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001, quale complesso organico di principi, regole, disposizioni, chemiorganizzativi e connessi compiti e responsabilità, volto a prevenire i reati di cui allo stesso D.Lgs. 231/2001;
Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della Divulgazione Pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella Divulgazione Pubblica come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
Segnalante: soggetti indicati al successivo p. 4, intendendosi ricompresi anche i dipendenti della Società Auriel Investment SA e delle succursali della Società;
Segnalazione (“wrongdoing”): comunicazione di Informazioni sulle Violazioni, presentata tramite i Canali di Segnalazione (sia interni che esterni); in particolare, le Segnalazioni si dividono in:
Segnalazioni interne: comunicazione di Informazioni sulle Violazioni, presentata tramite i Canali di Segnalazione interni (§ 4.2);
Segnalazioni esterne: comunicazione di Informazioni sulle Violazioni, presentata tramite i Canali di Segnalazione esterni (§ 4.3);
Sistema Disciplinare: insieme delle misure sanzionatorie nei confronti di coloro che non osservano le previsioni di cui alla presente procedura, come meglio precisate dal successivo § 7;
Soggetti Terzi: tutti i soggetti “esterni” alla Società aventi rapporti negoziali con la stessa (a titolo esemplificativo consulenti, fornitori, clienti e partners);
Valutazione (Triage): valutazione della Segnalazione ai fini dell'inquadramento, dell'adozione di misure istruttorie, della prioritizzazione e della relativa gestione.
Violazione: tutti i comportamenti, gli atti e le omissioni individuati nel successivo §4.1.
I termini definiti al singolare si intendono anche al plurale ove il contesto lo richieda e viceversa.
1. SCOPO
Ai fini dell'applicazione del D.Lgs. 24/2023, la presente procedura definisce, nell'ambito dell'attività svolta da Roberto Cavalli S.p.A. (di seguito anche solo «Roberto Cavalli» o «Società»), i principi generali posti, in particolare, a salvaguardia dei Segnalanti, le modalità operative da osservare nella gestione delle Segnalazioni interne, le modalità di presentazione di una Divulgazione Pubblica o di una Segnalazione esterna, le misure di protezione nonché il Sistema Disciplinare.
2. TERMINI DI VALIDITÀ
La presente procedura assume validità dalla data della sua emissione indicata in copertina. Ogni eventuale successivo aggiornamento annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni emesse precedentemente.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI E REGOLAMENTARI
D.Lgs. 24/2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”
D.Lgs. 231/2001 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”
“Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedura per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” dell'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) approvate con Delibera n°311 del 12 luglio 2023
Guida Operativa di Confindustria per gli Enti Privati sulla nuova disciplina “whistleblowing”
Regolamento UE n. 679/2016 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016
4. MODALITÀ OPERATIVE
Possono effettuare Segnalazioni interne, Segnalazioni esterne (alle condizioni di cui al successivo § 4.3), Divulgazione Pubbliche (alle condizioni di cui al successivo § 4.4), ovvero denunce all'autorità giudiziaria o contabile i seguenti soggetti:
i lavoratori subordinati della Società, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, o dall'articolo 54-bis del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi che realizzano opere in favore di terzi;
i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.
4.1 OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI / DENUNCE / DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Posto il generale divieto di effettuare Segnalazioni, denunce all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche manifestamente infondate e/o effettuate con dolo (ad es. a fini diffamatori) o con colpa grave, le Violazioni, che possono essere oggetto di Segnalazione, denunce all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche riguardano le seguenti tipologie di cui si è venuti a conoscenza nell'ambito del proprio Contesto Lavorativo, in particolare:
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo ivi previsti;
illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europeo o nazionali indicati nell'allegato al D.Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al D.Lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei precedenti punti;
Non saranno in alcun modo prese in considerazione delle Segnalazioni interne non rientranti nello scopo e nell'oggetto della presente procedura.
4.2 SEGNALAZIONI INTERNE
4.2.1 CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione interna. A tal fine, la Segnalazione interna dovrebbe contenere circostanze e informazioni concrete, documentate e/o documentabili, tali da far ragionevolmente ritenere che gli atti/fatti od omissioni segnalati costituiscano Violazione. Preferibilmente dovrebbe riportare quanto segue:
le generalità del soggetto che effettua la Segnalazione interna con indicazione della posizione o funzione svolta nell'ambito della Società;
la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione interna;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l'attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di Segnalazione interna;
l'indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione interna;
l'indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
In caso di Segnalazioni interne anonime, il Gestore delle Segnalazioni si riserva di prenderle in considerazione sulla base della gravità dei fatti segnalati e in relazione al livello di dettaglio e precisione del contenuto della Segnalazione interna.
4.2.2 CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI
Le Segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:
attraverso la piattaforma informatica: EQS Integrity Line https://robertocavalli.integrityline.com
in forma orale: a. Sistema di messaggistica vocale disponibile sulla piattaforma al seguente link: https://robertocavalli.integrityline.com b. mediante una richiesta di fissazione di incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni tramite la piattaforma informatica ovvero con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. Nella richiesta non dovranno essere indicati i motivi o altri riferimenti inerenti l'oggetto della Segnalazione. L'incontro dovrà essere organizzato entro un termine ragionevole.
Il Gestore delle Segnalazioni è il soggetto deputato alla ricezione delle Segnalazioni interne, che saranno gestite dai soggetti di seguito indicati (nel seguito “Responsabile Whistleblowing”).In particolare, fatto salvo quanto previsto al successivo § 4.2.4, il Gestore delle Segnalazioni è l'unico soggetto deputato ad accedere ai Canali di Segnalazione interni nonché a prendere visione del contenuto delle Segnalazioni interne, previa autorizzazione scritta da parte della Società ai sensi dell'art. 29 del GDPR, e dovrà adottare modalità idonee a prevenire la perdita, la distruzione e l'accesso non autorizzato alle Segnalazioni interne.
Qualora il Gestore delle Segnalazioni sia un organo collegiale, ciascun componente dovrà essere munito di credenziali di autenticazione personali per l'accesso alla piattaforma informatica dedicata all'invio delle Segnalazioni interne. La Segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso dal Gestore delle Segnalazioni è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore delle Segnalazioni.
Ricevuta la Segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni:
in caso di Segnalazione ricevuta tramite incontro diretto, procede tempestivamente all'inserimento della stessa nella piattaforma informatica tramite compilazione dei campi/allegazione del verbale della Segnalazione interna, avendo cura di indicare la volontà del Segnalante di rimanere anonimo;
entro sette giorni dalla data di ricezione, rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione interna
4.2.3 FASI DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE
Di seguito le fasi di gestione delle segnalazioni interne:
Ricezione Segnalazioni 1. Inquadramento 2. Adozione di misure istruttorie 3. Prioritizzazione
Triage e Valutazione Valutazione sull’ammissibilità Se "No": Feedback e archiviazione senza rilievi Se "Sì": Continua alla valutazione successiva Valutazione sulla fondatezza Se "No": Feedback e archiviazione senza rilievi Se "Sì": Continua a Feedback e Raccomandazioni
Chiusura Feedback e Raccomandazioni Archiviazione
La gestione delle Segnalazioni interne avviene in conformità alle fasi nel seguito descritte
Ricezione e Triage (§4.2.4);
Valutazione (§4.2.5);
Chiusura (§4.2.7).
In ogni fase di gestione della Segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni:
ove necessario, informa il Segnalante dello status della Segnalazione interna e di eventuali successivi step
ad essa inerenti e/o conseguenti;
garantisce la riservatezza dell'identità del Segnalante e delle informazioni contenute nelle Segnalazioni interne
(Protection), nei limiti in cui l'anonimato e la riservatezza siano opponibili in base alle norme di legge e alle persone competenti a riceverle o a dar seguito alle Segnalazioni interne espressamente autorizzate;
opera nel rispetto dei doveri di indipendenza e professionalità (Impartiality);
garantisce l'accurata ed efficiente gestione di tutte le Segnalazioni interne.
4.2.4 RICEZIONE E TRIAGE
Tutte le Segnalazioni interne sono oggetto di analisi preliminare da parte del Gestore delle Segnalazioni che ne valuta l'oggetto e procede come segue:
in caso di Segnalazione interna avente ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo ivi previsti, il Gestore delle Segnalazioni trasmette la Segnalazione interna all'Organismo di Vigilanza che, assumendo il ruolo di Responsabile Whistleblowing, effettua l'attività di verifica di completezza e fondatezza, assegnando un grado di priorità maggiore alle Segnalazioni interne aventi ad oggetto l'ipotetica commissione di reati in quanto maggiormente a rischio per la Società, e procede con la Valutazione dell'ammissibilità della Segnalazione interna (§4.2.5). Qualora la Segnalazione interna
sia riferita ad uno o più componenti dell'Organismo di Vigilanza, la Segnalazione interna sarà inoltrata all'organo dirigente o ad altro soggetto individuato per le opportune valutazioni;
in caso di Segnalazione interna avente ad oggetto una Violazione diversa da quelle sopra indicate, ai fini della presente procedura, il Gestore delle Segnalazioni è anche Responsabile Whistleblowing e pertanto, effettua l'attività di verifica di completezza e fondatezza assegnando un grado di priorità maggiore alle Segnalazioni interne aventi ad oggetto Informazioni sulle Violazioni riguardanti una grave lesione dell'interesse pubblico ovvero la lezione di principi di rango costituzionale o di diritto dell'Unione europea, procedendo con la Valutazione dell'ammissibilità della Segnalazione interna (§4.2.5). Al fine di garantire l'imparzialità della valutazione, qualora la Segnalazione sia riferita a uno o più componenti del Gestore delle Segnalazioni, la Segnalazione interna sarà inoltrata all'organo dirigente o ad altro soggetto individuato per le opportune valutazioni.
Qualora la Segnalazione interna sia di competenza di diversi Responsabili Whistleblowing, quest'ultimi si coordineranno per la relativa gestione delle Segnalazioni interne nel rispetto della normativa di riferimento.
4.2.5 VALUTAZIONE DELL'AMMISSIBILITÀ DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
Il Responsabile Whistleblowing effettua una prima disamina della Segnalazione interna al fine di valutare fin da subito se la Segnalazione interna risulta:
palesemente inammissibile;
non riguardante Violazioni
In tali ipotesi, il Responsabile Whistleblowing comunica l'inammissibilità al Gestore delle Segnalazioni che procede a comunicare al Segnalante la circostanza entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione interna e ad archiviare la Segnalazione interna.
4.2.6 VALUTAZIONE DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
Qualora, da una prima disamina, la Segnalazione interna non risulti palesemente infondata, il Responsabile Whistleblowing procederà alla attività istruttoria e di accertamento. Al fine di effettuare tutte le necessarie verifiche sulla Segnalazione interna ricevuta, il Responsabile Whistleblowing può:
acquisire dal Segnalante ulteriori informazioni e/o documentazione a sostegno dei fatti segnalati (anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti);
procedere all'audizione della Persona coinvolta ovvero, su sua richiesta, sentirla tramite procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti;
valutare di suggerire all'organo dirigente l'adozione di misure preliminari idonee a contenere eventuali rischi (ad es. sospensione della Persona coinvolta, misure atte ad evitare l'inquinamento probatorio);
avvalersi del supporto dei Responsabili di specifiche Funzioni aziendali ovvero – se ritenuto opportuno – anche di consulenti esterni il cui coinvolgimento sia funzionale all'attività di verifica ed accertamento, fermo restando il rispetto delle previsioni in materia di trattamento dei dati personali.
In ogni caso:
qualora il Segnalante venisse in possesso di ulteriori informazioni o documenti a sostegno di fatti oggetto di Segnalazione interna, può comunicarli tramite i Canali di Segnalazione interni indicati al precedente § 4.2.2;
il Gestore delle Segnalazioni fornirà riscontro alla Segnalazione interna entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso,entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione interna
4.2.7 CHIUSURA DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
L'attività istruttoria e di accertamento dovrà essere conclusa entro un termine adeguato in funzione dell'ambito e della complessità delle attività di indagine ed accertamento da svolgere. Qualora, a conclusione della fase di analisi, emerga:
l'assenza di fatti sufficientemente circostanziati o l'infondatezza della Segnalazione interna, il Responsabile
Whistleblowing darà comunicazione scritta dell'esito dell'istruttoria al Gestore delle Segnalazioni, che provvederà all'archiviazione della Segnalazione interna, informandone il Segnalante (archiviazione senza rilievi);
la fondatezza in via definitiva della Segnalazione interna, il Responsabile Whistleblowing darà comunicazione scritta dell'esito dell'istruttoria al Gestore delle Segnalazioni che, in relazione alla natura della Segnalazione interna, nel rispetto delle previsioni in materia di trattamento dei dati personali e previa verifica della prestazione del consenso da parte del Segnalante), provvede a informare circa gli esiti dell'accertamento: - Il titolare del potere disciplinare, per l'eventuale adozione di ogni opportuna iniziativa; - Il Segnalante, cui fornisce riscontro entro tre mesi dalla data della trasmissione dell'avviso di ricevimento della Segnalazione, o in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.
Qualora la Violazione sia di particolare gravità ovvero riguardi uno o più componenti dell'organo dirigente, il Gestore delle Segnalazioni informa gli altri componenti dell'organo dirigente e/o il Collegio Sindacale, laddove nominato, e, qualora sia il caso, informa i soci della Società.
4.2.8 MONITORAGGIO E AZIONI CORRETTIVE
È responsabilità del superiore gerarchico della Persona coinvolta (se presente, in caso contrario dell'organo dirigente) vigilare sull'attuazione delle raccomandazioni di azioni correttive emesse.
Il Gestore delle Segnalazioni monitora l'attuazione delle raccomandazioni di azioni correttive informando l'organo dirigente dei relativi sviluppi.
Il Gestore delle Segnalazioni, nel rispetto delle previsioni in materia di trattamento dei dati personali, riporta almeno annualmente all'organo dirigente informazioni relative alla gestione delle Segnalazioni interne nonché sul generale funzionamento della presente procedura, sì da permettergli di valutare l'efficacia del sistema di gestione delle Segnalazioni interne.
4.2.9 TRATTAMENTO E GESTIONE DEI DATI PERSONALI
I dati personali – ivi comprese le categorie particolari di dati e i dati giudiziari - comunicati nell'ambito della Segnalazione interne saranno trattati nel rispetto delle previsioni di cui al GDPR come meglio descritto nell'Informativa Segnalante e Persona Coinvolta (Allegato A “All. A_Cavalli_Segnalante e Persona Coinvolta_Informativa privacy Whistleblowing”) richiamata tramite link e rese disponibili sul sito nell'area dedicata “Informativa sulla privacy” all'indirizzo https://robertocavalli.integrityline.com.
Le Segnalazioni interne non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L'identità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona Segnalante:
a persone diverse dal Gestore delle Segnalazioni / Responsabile Whistleblowing e da altre persone specificatamente autorizzate dal Titolare (tale consenso è da richiedere prima di procedere alla comunicazione a ciascun soggetto diverso dalle persone autorizzate a gestire le segnalazioni);
nell'ambito del procedimento disciplinare ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato.
In particolare, il Gestore delle Segnalazioni e/o il Responsabile Whistleblowing dovrà consegnare al Segnalante o verificare che sia stata consegnata, per conto del titolare del trattamento, l'Informativa e acquisire i consensi nei casi di Segnalazione interna in seguito riportati:
in caso di Segnalazione interni orale mediante incontro;
in caso di Segnalazione interna via sistema di messaggistica vocale registrato.
In queste ipotesi il Gestore delle Segnalazioni e/o il Responsabile Whistleblowing dovrà acquisire i seguenti consensi:
alla rivelazione dell'identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni interne;
alla rivelazione dell'identità del Segnalante nell'ambito del procedimento disciplinare ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione interna e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato;
alla documentazione della Segnalazione interna.
Nel caso in cui il Gestore delle Segnalazioni e/o il Responsabile Whistleblowing abbia ricevuto il consenso alla documentazione della Segnalazione di cui alla lett. c) che precede, dovrà documentare la Segnalazione interna con le seguenti modalità.
Se per la Segnalazione interna è stato utilizzato un sistema di messaggistica vocale registrato, la Segnalazione interna è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, il Segnalante potrà verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Se per la Segnalazione interna è stata effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore delle Segnalazioni e/o il Responsabile Whistleblowing la Segnalazione interna è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. Il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.
La tutela dell'identità del Segnalante e delle Persone Coinvolte è garantita fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione interna. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione interna, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. La Persona Coinvolta non può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del GDPR qualora dall'esercizio degli stessi possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante.
4.2.10 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Obiettivo della conservazione ed archiviazione della documentazione è quello di permettere la corretta tracciabilità dell'intero processo e di agevolare eventuali controlli successivi. Il Gestore delle Segnalazioni e/o il Responsabile Whistleblowing è tenuto a conservare tutta la documentazione a supporto della Segnalazione interna per il tempo necessario all'espletamento delle attività di valutazione in un archivio informatico e/o cartaceo utilizzando modalità idonee a prevenirne la perdita, la distruzione e l'accesso non autorizzato.
Le Segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione interna e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di Segnalazione interna, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di limitazione della conservazione di cui alla normativa privacy.
4.3 SEGNALAZIONE ESTERNA
Nel caso in cui il Segnalante:
abbia da segnalare che il Canale di Segnalazione interno implementato dalla Società
non sia attivo ovvero, anche se attivato, non sia conforme a quanto previsto dall'art. 4 del D.Lgs. 24/2023;
abbia già effettuato una Segnalazione interna e questa non abbia avuto seguito nei termini previsti; oppure
abbia fondati motivi per ritenere che, se presentasse una Segnalazione interna, questa non avrebbe un seguito efficace o che la stessa Segnalazione interna potrebbe comportare il rischio di Ritorsioni;
abbia fondati motivi per ritenere che la Violazione possa rappresentare un pericolo imminente o evidente per l'interesse pubblico;
abbia fondati motivi per ritenere che il Gestore delle Segnalazioni versi in un'ipotesi di conflitto di interessi (a titolo esemplificativo, nel caso in cui la Segnalazione abbia ad oggetto una Violazione posta in essere dal Gestore;
sia il Gestore delle Segnalazioni,
il Segnalante medesimo può effettuare una Segnalazione esterna all'Autorità Nazionale Anticorruzione per l'Italia (ANAC), in forma scritta, attraverso le piattaforme informatiche o gli altri mezzi implementati dall'ANAC, o in forma orale, attraverso la linea telefonica e/o il sistema di messaggistica vocale registrata implementato dall'organismo/autorità nazionale. L'ANAC deve garantire la massima riservatezza dell'identità del Segnalante, della Persona coinvolta e di quella altrimenti menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Le previsioni di cui al presente paragrafo non si applicano nel caso di Segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle indicate alle lettere b) – e) del § 4.1.
In ogni caso, i soggetti che hanno subito una Ritorsione hanno la facoltà di darne comunicazione all'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che, ai sensi dell'art. 19 D.Lgs. 24/2023, è tenuta a informare l'Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza.
4.4 DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Può effettuare una Divulgazione Pubblica il Segnalante che:
abbia previamente effettuato una Segnalazione interna ed una Segnalazione esterna ovvero abbia effettuato direttamente una Segnalazione esterna alle condizioni e con le modalità previste dagli artt. 4 e 7 del D.Lgs. 24/2023 cui non è stato dato riscontro nei termini previsti dagli artt. 5 e 8 del D.Lgs. 24/2023 (i.e. entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione, ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni); oppure
abbia fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
abbia fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di Ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione esterna possa essere colluso con l'autore della Violazione o coinvolto nella Violazione stessa.
Le previsioni di cui al presente paragrafo non si applicano nel caso di segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle indicate alle lettere b) – e) del § 4.1.
5. MISURE DI PROTEZIONE
5.1 CONDIZIONI PER LA PROTEZIONE DEL SEGNALANTE (PROTECTION)
Le misure di protezione si applicano nelle seguenti ipotesi:
se al momento della Segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della Divulgazione Pubblica, il Segnalante (o denunciante) aveva fondato motivo di ritenere che le Informazioni sulle Violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo (§ 4.1);
se la Segnalazione o Divulgazione Pubblica è stata effettuata secondo le modalità indicate nella presente procedura;
nei casi di Segnalazione, denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazione Pubblica anonima, se il Segnalante è stato successivamente identificato e/o ha subito Ritorsioni.
Divietto di atti ritorsivi (Misura): Il divieto è previsto dall'art. 17 del D.Lgs. 24/2023, che si intende qui interamente richiamato. Gli atti assunti in violazione di tale divieto sono nulli.
Protezione delle Ritorsioni (Misura): Ciò posto, coloro che ritengano di aver subito una Ritorsione per il fatto di aver effettuato una Segnalazione, denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazione Pubblica devono darne notizia al Gestore delle Segnalazioni che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l'ipotesi di discriminazione all'organo dirigente o ad altro ente individuato.
L'organo dirigente o altro ente individuato valuta tempestivamente l'opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della Ritorsione e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del soggetto autore della Ritorsione.
L'organo dirigente o altro ente individuato, eventualmente avvalendosi della Funzione Risorse Umane e del consulente incaricato, valuta la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti di colui che ha operato la Ritorsione, e informa tempestivamente il Gestore delle Segnalazioni. Nel caso in cui la (presunta o accertata) Ritorsione sia contestata a uno o più componenti dell'organo dirigente o dell'altro ente individuato, il Gestore delle Segnalazioni informa tutto l'organo dirigente e/o il Collegio Sindacale. In ogni caso, i soggetti che hanno subito una Ritorsione hanno la facoltà di farne comunicazione all'ANAC.
Obblighi di riservatezza (Misura): L'obbligo di riservatezza è previsto dall'art. 12 del D.Lgs. 24/2023, che si intende qui interamente richiamato.
5.2 TUTELA DELLA PERSONA COINVOLTA
Le Persone coinvolte sono tutelate per quanto attiene sia alla confidenzialità delle Segnalazioni, denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazione Pubblica che li riguardano e delle eventuali indagini svolte sia alla protezione degli stessi da eventuali Segnalazioni, denunce all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche ritorsive e/o diffamatorie (Protection). A tale scopo, come indicato al successivo §7, sono rigorosamente vietate le Segnalazioni, denunce all'autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche diffamatorie o calunniose che potrebbero dar luogo a responsabilità civile e/o penale del Segnalante.
6. FORMAZIONE E INFORMAZIONE
Conformemente a quanto previsto dall'art. 4 comma 2 e dall'art. 5 comma 1 lett. e) del D.Lgs. 24/2023, la Società promuove e garantisce la diffusione e la conoscenza della presente Procedura mediante pubblicazione sul sito web istituzionale della Società e mediante apposizione in bacheca e/o pubblicazione sulla piattaforma informatica e, appena disponibile, sul sito intranet aziendale. Altresì, conformemente a quanto previsto dal Modello Organizzativo:
la presente Procedura è comunicata a tutte le risorse aziendali quale parte integrante del Modello Organizzativo;
al fine di creare un'opportuna consapevolezza circa le finalità e le tutele riconosciute dal D.Lgs. 24/2023, nonché una cultura di integrità e responsabilità all'interno della Società, quest'ultima organizza sessioni formative per il personale finalizzate anche alla diffusione della conoscenza della normativa di cui alla presente Procedura, e in particolare sulle tematiche esposte a tutto il personale interno (ivi compresa la disciplina sul trattamento dei dati personali).
Inoltre, periodicamente ovvero in caso di aggiornamenti normativi in merito alle disposizioni rilevanti e applicabili relativamente alla gestione delle Segnalazioni, la Società effettua attività di formazione specifica al Gestore delle Segnalazioni/del Responsabile Whistleblowing e degli altri soggetti eventualmente coinvolti, per assicurare che le Segnalazioni ricevute siano trattate in maniera adeguata e in conformità alle disposizioni applicabili e avrà ad oggetto, fra le altre tematiche, quelle inerenti a:
aspetti normativi;
procedure e presupposti;
principi generali e di comportamento.
7. SISTEMA DISCIPLINARE
È prevista l'instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile in caso di violazione della presente procedura e, ai sensi dell'art. 21 del D. Lgs. 24/2023, quando la Società accerta che:
è stata commessa una Violazione;
sono state commesse Ritorsioni;
la Segnalazione è stata ostacolata o si è tentato di ostacolarla;
è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'art. 12 del D.Lgs 24/2023;
il Segnalante ha presentato una Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia all'autorità giudiziaria con dolo o colpa grave; non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle Segnalazioni interne ricevute.
In caso di Violazione per condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo, il procedimento disciplinare instaurato seguirà quanto previsto nel Modello Organizzativo. Resta ferma la responsabilità penale e civile del Segnalante o denunciante che effettui Segnalazioni, Divulgazione Pubblica o denuncia all'autorità giudiziaria infondate con dolo o colpa grave. In particolare, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante o denunciante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le misure di protezione non sono garantite e al Segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare per la tutela della Società e della Persona coinvolta nonché iniziative risarcitorie. Non è punibile – e non è considerato responsabile né civilmente né in via amministrativa - il Segnalante o denunciante che riveli o diffonda Informazioni sulle Violazioni coperte dall'obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda Informazioni sulle Violazioni che offendono la reputazione della Persona coinvolta, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la Violazione; il tutto limitatamente ai comportamenti, agli atti o alle omissioni strettamente necessari a rivelare la Violazione.
Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. Il Gestore delle Segnalazioni sarà tenuto a:
verificare la presenza del consenso / all'acquisizione del consenso scritto del Segnalante utilizzando il modulo allegato all' Informativa Segnalante, Allegato A “All. A_Cavalli_Segnalante e Persona Coinvolta_Informativa privacy Whistleblowing”.
comunicare per iscritto al Segnalante le ragioni della rivelazione dei dati riservati.
La Società, attraverso gli organi e le funzioni a ciò appositamente preposte, provvede a comminare, con coerenza, imparzialità ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni della presente procedura.
7.11 DIPENDENTI E AMMINISTRATORI
Il mancato rispetto e/o la violazione delle regole di comportamento indicate dalla presente procedura ad opera dei dipendenti/amministratori della Società costituisce inadempimento agli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro e dà luogo all'applicazione delle sanzioni disciplinari. Le sanzioni saranno applicate nel rispetto di quanto previsto dalla legge e dalla contrattazione collettiva e saranno proporzionate alla gravità e alla natura dei fatti.
L'accertamento delle suddette infrazioni, la gestione dei procedimenti disciplinari e l'irrogazione delle sanzioni restano di competenza delle funzioni aziendali a ciò preposte e delegate. Le violazioni della presente procedura da parte dei componenti degli organi sociali della Società dovranno essere comunicate al Gestore delle Segnalazioni / all'organo dirigente, che provvederà ad assumere le opportune iniziative ai sensi di legge.
7.12 SOGGETTI TERZI
Ogni comportamento posto in essere da Soggetti Terzi in violazione delle previsioni della presente procedura potrà determinare anche la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l'eventuale richiesta di risarcimento da parte della Società qualora da tale comportamento derivino ad essa dei danni.
GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016 PER IL SEGNALANTE E PER LA PERSONA COINVOLTA
Roberto Cavalli S.p.A. (di seguito, “Cavalli” o il “Titolare”), nell'ambito del processo di gestione delle segnalazioni di violazioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (di seguito “Segnalazione Whistleblowing” o “Segnalazione”), tratta i Suoi dati personali in qualità di persona segnalante (di seguito il “Segnalante”) ovvero in qualità di persona menzionata nella Segnalazione, ossia come persona alla quale la Segnalazione è attribuita o come persona comunque implicata (di seguito “Persona Coinvolta”). Le rilasciamo pertanto, le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 13 e, limitatamente alle Persone Coinvolte, di cui all'art. 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito “GDPR”).
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Roberto Cavalli S.p.A. con sede legale in Piazza San Babila n. 3, Milano (MI), in persona del legale rappresentante pro tempore domiciliato presso la sede del Titolare. Può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
via e-mail: privacy@robertocavalli.com
via posta: Milano (MI), Piazza San Babila n. 3
Il Titolare può nominare altri soggetti responsabili del trattamento (di seguito i “Responsabili”), nonché persone autorizzate a compiere operazioni di trattamento (di seguito le “Persone Autorizzate”). Un elenco completo e aggiornato dei Responsabili e delle Persone Autorizzate è disponibile contattando il Titolare ai recapiti sopra indicati.
DATA PROTECTION OFFICER– “DPO”
Ai sensi dell'art. 37 del GDPR, la Società ha inoltre nominato un Responsabile per la Protezione dei Dati (Data Protection Officer - “DPO”). Può contattare il DPO ai seguenti recapiti:
via e-mail: dpo@robertocavalli.com
via posta: Via Brianza, 65, 22063 Cantù CO.
TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI:
Informativa Segnalante: Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing il Titolare, solamente qualora decida di rilevare la Sua identità, può trattare i dati personali ed in particolare i dati identificativi e anagrafici (tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, indirizzo e-mail, immagini, voce, ecc.) del Segnalante nonché i dati contenuti nella Segnalazione e gli elementi raccolti nella relativa verifica. Il Titolare potrebbe altresì trattare categorie particolari di dati personali (ovvero dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) e dati c.d. “giudiziari” (ovvero dati relativi a condanne penali e reati). La invitiamo a fornire unicamente i dati necessari alla gestione delle Segnalazioni Whistleblowing. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
Informativa Persone Coinvolte: Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing, il Titolare può trattare i dati contenuti nella Segnalazione e gli elementi raccolti nella relativa verifica. In particolare il Titolare potrebbe trattare Suoi dati personali (tra cui dati identificativi e anagrafici, immagini), categorie particolari di dati personali (ovvero dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) e dati c.d. “giudiziari” (ovvero dati relativi a condanne penali e reati). I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
FONTE DEI DATI:
Informativa Segnalante: I Suoi dati vengono raccolti direttamente da Lei, quando procede ad inviare una Segnalazione.
Informativa Persone Coinvolte: I Suoi dati vengono raccolti in un primo momento tramite apposito canale nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing in quanto Persona Coinvolta. In un secondo momento possono essere raccolti a seguito di apposita indagine da parte del Titolare.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I Suoi dati personali saranno trattati, nei limiti sopra indicati, al fine di ricevere, analizzare, documentare e gestire la Segnalazione Whistleblowing, accertare i fatti oggetto della stessa e adottare i conseguenti provvedimenti. Qualora la Segnalazione Whistleblowing dovesse essere ritenuta fondata, il suo contenuto verrà utilizzato dal Titolare al fine di proseguire le proprie indagini in ordine all'accertamento dei fatti.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Suoi dati personali avviene per mezzo di personale debitamente formato in materia di trattamento di dati personali, specificamente nominati Persone Autorizzate o Responsabili dal Titolare nell'ambito delle rispettive funzioni o dell'incarico professionale conferito. Il trattamento dei Suoi dati personali avviene, anche tramite l'ausilio di strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, informatici e telematici, ed in ogni caso con logiche strettamente correlate alle finalità sopra menzionate, al fine di garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. La Società tratta i dati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, integrità e non eccedenza, pertinenza e necessità rispetto alle finalità perseguite, garantendo la tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
La documentazione della Segnalazione avviene con le seguenti modalità:
se per la Segnalazione viene utilizzata la Piattaforma informatica dedicata, la documentazione avviene mediante l'uso della piattaforma stessa;
se per la Segnalazione si utilizza un sistema di messaggistica vocale registrato, la Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura delle Persone Autorizzate mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, il Segnalante potrà verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione;
quando la Segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con le Persone Autorizzate, essa, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura delle Persone Autorizzate mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante potrà verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.
TEMPI DI CONSERVAZIONE
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione stessa e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di Segnalazione. Decorsi tali termini i dati verranno cancellati o anonimizzati.
NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DI EVENTUALE RIFIUTO
Quando Lei trasmette una Segnalazione, il conferimento dei Suoi dati personali è assolutamente facoltativo. Qualora Lei abbia espressamente deciso di rivelare la Sua identità nell'invio della Segnalazione, i Suoi dati personali verranno trattati solo per la gestione della Segnalazione Whistleblowing e le eventuali azioni conseguenti. La rivelazione della Sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, anche nell'ambito di un procedimento disciplinare, è possibile solo previo Suo consenso. Altresì procedere alla documentazione della Segnalazione quando questa viene fatta mediante sistema di messaggistica vocale registrato o è effettuata oralmente nel corso di un incontro con le Persone Autorizzate, è possibile solo previo Suo consenso.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Informativa Segnalante: La base giuridica del trattamento dei dati, inclusi i dati giudiziari, per le finalità di ricezione, analisi e gestione della Segnalazione Whistleblowing, nonché per l'accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e adozione dei conseguenti provvedimenti, è l'adempimento delle previsioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” e s.m.i. ai sensi dell'art. 6(1)(c) del GDPR. La base giuridica delle operazioni di trattamento in seguito indicate, invece, è il consenso ai sensi dall'art. 6(1)(a) del GDPR; ed in particolare, per:
la rivelazione della Sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni;
la rivelazione della Sua identità nell'ambito del procedimento disciplinare ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza della Sua identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato;
La documentazione della Segnalazione quando questa viene effettuata mediante sistema di messaggistica vocale registrato o è effettuata oralmente nel corso di un incontro con le Persone Autorizzate
Informativa Persone Coinvolte: La base giuridica del trattamento dei dati, inclusi i dati giudiziari, per le finalità di ricezione, analisi e gestione della Segnalazione Whistleblowing, nonché per l'accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e adozione dei conseguenti provvedimenti, è l'adempimento delle previsioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” e s.m.i. ai sensi dell'art. 6(1)(c) del GDPR.
CATEGORIE DI DESTINATARI
I Suoi dati personali e, più in generale, tutti i dati personali comunicati con la Segnalazione Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potrebbero essere condivisi, nella misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti obbligati alla riservatezza:
Gestore delle Segnalazioni: ossia il soggetto/i deputato/i alla ricezione ed alla gestione delle Segnalazioni, nominato in conformità all'art. 4 co.2 del D.Lgs. 24/2023;
Soggetti competenti a dare seguito alle Segnalazioni;
eventuali consulenti legali esterni che possano fornire attività di consulenza alla Società relativamente alle attività di gestione della Segnalazione Whistleblowing;
soggetto terzo che, in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, fornirà l'applicazione in cloud (EQS – Integrity Line) utilizzata dalla Società per la gestione delle Segnalazioni e conserverà la documentazione ivi caricata, nonché la Segnalazione Whistleblowing;
soggetti, enti o autorità – autonomi titolari del trattamento - a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.
TRASFERIMENTO DI DATI VERSO PAESI TERZI
I dati trattati sono oggetto di trasferimento al di fuori dello S.E.E. Nello specifico i dati saranno trasferiti in Svizzera, Paese considerato adeguato dalla Commissione Europea e negli Emirati Arabi tramite Standard Contractual Clauses.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Come previsto dall'art. 13 del GDPR, Lei in ogni momento potrà:
chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del Trattamento che lo riguardano;
opporsi al trattamento dei Suoi dati personali fondati sul legittimo interesse, precisando i motivi connessi alla sua specifica situazione personale che giustificano l'opposizione al trattamento ai sensi dell'art. 21 del GDPR;
revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del Trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo a un'autorità di controllo.
I diritti sopra descritti possono essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare ai seguenti indirizzi:
via e-mail: privacy@robertocavalli.com
via posta: Milano (MI), Piazza San Babila n. 3
Si precisa che, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto:
allo svolgimento delle investigazioni difensive o all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria;
alla riservatezza dell'identità del soggetto che effettua una Segnalazione ai sensi della D.lgs. n. 24/2023 e s.m.i.